Sertifiointipalvelut

Sertifiointiprosessi käynnistyy asiakkaan hakemuksella sertifioinnista, jonka asiakas toimittaa sertifiointilaitokselle sähköisesti. Hakemuksen avulla sertifiointilaitos saa tarvittavat lähtötiedot asiakasorganisaatiosta esimerkiksi sertifiointitarjouksen tekemiseksi, tarvittavan auditointiajan määrittämiseksi sekä pääarvioijan nimeämiseksi.

Sertifikaatin uusimisen yhteydessä asiakasorganisaation ei tarvitse tehdä sertifiointihakemusta uudelleen.

Hakemuslomakkeita on saatavissa sertifiointilaitokselta.

Asiakkaalla on mahdollisuus vapaaehtoiseen ennakkoarviointiin, jonka tarkoituksena on arvioida organisaation valmiutta sertifiointiauditoinnin pitämiseksi. Ennakkoarviointi voidaan toteuttaa asiakkaan valitsemien painopisteiden mukaisesti joko toimipaikalla tai etäarviointina. Osana vapaaehtoista ennakkoarviointia asiakkaalle lähetetään ennakkoarviointiraportti.

Ennakkoarviointi on vapaaehtoinen lisävaihe sertifiointiprosessiin, jonka avulla asiakasorganisaatio voi saada tietoa johtamisjärjestelmänsä tilasta sekä varmuutta siirtyä varsinaiseen sertifiointiauditointiin. Vapaaehtoinen ennakkoarviointi ei korvaa osittain tai kokonaan sertifiointiauditointia

Asiakasorganisaatio toimittaa sähköisesti sertifiointilaitokselle johtamisjärjestelmän päätason dokumentaation tutustumista sekä auditoinnin tarkempaa suunnittelua varten.

Sertifiointiauditointi koostuu kahdesta vaiheesta. Sertifiointiauditoinnin kummatkin vaiheet toteutetaan asiakkaan toimipaikassa asiakasorganisaation edustajien kanssa.

Sertifiointiauditoinnin 1. vaiheen tarkoituksena on arvioida asiakasorganisaation johtamisjärjestelmän dokumentaatiota verrattuna standardissa esitettyihin vaatimuksiin. Pääarvioija kirjoittaa sertifiointiauditoinnin 1. vaiheesta auditointiraportin. Sertifiointiauditoinnin 1. vaiheessa pääarvioija voi tehdä kriittisiä havaintoja johtamisjärjestelmään liittyen, kriittiset havainnot tulee saattaa kuntoon ennen sertifiointiauditoinnin 2. vaihetta. Sertifiointiauditoinnin 1. vaiheessa sertifioinnin pääarvioija antaa suosituksen sertifiointiauditoinnin jatkamiseksi 2. vaiheeseen.

Sertifiointiauditoinnin 2. vaiheen tarkoituksena on arvioida asiakasorganisaation johtamisjärjestelmän dokumentaation vastaavuutta organisaation käytännön toimintaan sekä standardin vaatimuksiin. Auditointi toteutetaan pääarvioijan ennakkoon toimittaman arviointiagendan mukaisesti. Pääarvioija kirjoittaa sertifiointiauditoinnin 2. vaiheesta auditointiraportin. Mahdolliset auditoinnissa havaitut poikkeamat tulee korjata hyväksytysti määräaikaan mennessä. Sertifiointiauditoinnin päätteeksi sertifioinnin pääarvioija antaa suosituksen sertifikaatin myöntämiseksi.

Sertifiointiauditoinnin jälkeen sertifiointi siirtyy puolueettomaan katselmointiin ja sertifiointipäätökseen. Kun asiakasorganisaation johtamisjärjestelmä täyttää sertifioinnin perusteena olevan standardin vaatimuksen, voidaan positiivinen sertifiointipäätös tehdä ja haettu sertifikaatti myöntää organisaatiolle.

Sertifioinnin osoituksena myönnetään sertifikaatti, josta käyvät ilmi sertifioinnin soveltamisala sekä toimipisteet ja sertifikaatin voimassaolo. Sertifikaatti on voimassa kolme vuotta sen myöntämispäivämäärästä alkaen.

Sertifioinnin ylläpito ja sertifikaatin voimassaolon edellytyksenä on, että seuranta-auditoinnit suoritetaan vuosittain sertifikaatin voimassaoloaikana. Seuranta-auditointien tarkoituksena on arvioida asiakasorganisaation toiminnan täyttävän edelleen standardin vaatimukset sekä että jatkuvan parantamisen periaatteita toteutetaan aktiivisesti organisaatiossa.

Uudelleensertifiointiauditointi tulee suorittaa joka kolmas vuosi, ennen sertifikaatin vanhenemista. Uudelleensertifiointiauditoinnin tarkoituksena on arvioida asiakasorganisaation johtamisjärjestelmä kokonaisuudessaan. Hyväksytyn uudelleensertifiointiauditoinnin jälkeen voidaan tehdä positiivinen sertifiointipäätös ja kirjoittaa uusi sertifikaatti, joka on voimassa seuraavat kolme vuotta. Tästä alkaa uusi kolmevuotinen sertifiointijakso.

Mahdolliset muutokset asiakasorganisaation toiminnassa voivat johtaa tarpeeseen suorittaa lisäarviointia sekä uusia sertifikaatti sen voimassaoloaikana. Tällaisia muutoksia voivat olla esimerkiksi: asiakasorganisaation prosessimuutokset, henkilöstömäärämuutokset tai toimipaikkamuutokset.

Sertifioinnissa asiakaskohtaisen auditointiajan määritys perustuu akkreditointistandardin ja akkreditoidun sertifiointilaitoksen velvoittavien oppaiden vaatimuksiin. Vaadittavaan auditointiaikaan vaikuttavat muun muassa asiakasorganisaation koko, henkilöstömäärä, toimiala ja toimipaikkojen lukumäärä.

Sertifiointilaitos voi pysyvästi peruuttaa tai väliaikaisesti keskeyttää sertifioinnin korkeintaan kuudeksi (6) kuukaudeksi, mikäli asiakas ei ole useista kehotuksista huolimatta korjannut auditoinnissa havaittuja poikkeamia sovitun aikataulun mukaisesti, asiakas ei ole suorittanut sertifiointiin liittyviä maksuvelvoitteita tai asiakas on käyttänyt sertifiointitunnusta käyttöehtojen vastaisesti.

Mikäli sertifikaatin väliaikaisen tai pysyvän peruuttamisen toimenpiteisiin ryhdytään, ilmoittaa sertifiointilaitos tästä asiakkaalle viivytyksettä. Sertifiointilaitoksella on oikeus julkistaa sertifioinnin peruuttamisen tai keskeyttämisen päätös. Sertifioinnin peruuntuessa asiakkaan on lopetettava sertifiointiin liittyvän sertifikaatin sekä sertifiointitunnuksen käyttö välittömästi.

Sertifikaatin lisäksi hyväksytyn sertifioinnin jälkeen asiakasorganisaatio saa käyttöoikeuden ENEMI-sertifiointitunnuksen käyttöön, joka osoittaa organisaation johtamisjärjestelmän täyttävän tietyn standardin vaatimukset. Asiakas voi käyttää ENEMI-sertifiointitunnusta vapaasi organisaation markkinointimateriaalissa. ENEMI-sertifiointitunnusta ei saa käyttää tuotepakkauksessa, tuotteessa tai tuotteen käyttöoppaassa. ENEMI-sertifiointitunnusta ei saa muuttaa tai muokata.